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Informação adicional:
Movimentos de caixa - apenas se devem registar movimentos de tesouraria de caráter residual, devendo todas as operações, sejam de recebimentos ou de pagamentos, materialmente relevantes, ser movimentadas por contas bancárias, por contrapartida das respetivas contas a receber e a pagar (de terceiros).
Modelos de mapas de operações de caixa:
- Os recibos de vencimento, bem como as guias para pagar ao Estado já são digitais
- Caso pretenda inserir assinaturas nos mesmos, poderá digitalizar o documento depois de assinado, ou por introdução de assinatura digital.
- Os comprovativos de pagamento (poderão ser cópia de cheque e/ou comprovativo de transferência bancária ou ainda documento interno de pagamento em numário).
- Qualquer documento que conste em suporte de de papel deverá ser digitalizado (OCR).
Embora não existam normas específicas de organização dos documentos a aplicar às empresas/entidades, a criação destas pastas visa familiarizar as empresas com os diários contabilísticos, permitindo-lhes com maior facilidade encontrar documentos em função dos extratos e diários fornecidos, e reduzir custos com os serviços de contabilidade.
Serviços da Alfisconta em ambiente Digital:
5.2.2. Pasta de VENDAS ( bens e serviços ) Clientes
Nesta pasta e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais relativos às vendas efetuadas a clientes de bens ou serviços, sem qualquer preocupação quanto a sua organização (faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito).
Quando qualquer destes documentos for recebido no ato (recebido no momento da sua emissão), devem incluir também o documento do recebimento e de preferência no mesmo PDF. Para os documentos recebidos em numerário, deve o documento mencionar no campo do modo de recebimento "numerário" ou estar carimbado com menção "operação por caixa".
5 - Pastas no Client Connect
A estrutura das pastas é constituída por duas áreas distintas:
Área dos documentos não classificados
Nesta área, os clientes depositam toda a sua documentação nas subpastas em função da natureza do documento ("Bancos, Caixa, Compras, Vendas e Operações Diversas"), do ano e do mês.
E podem, consultar, anular e voltar a colocar os documentos que pretenderem.
Área dos documentos classificados
Nesta área, os clientes só podem consultar os documentos já registados na contabilidade.
5.1. - Que pastas posso ter?
Por defeito, o Client connect já vem com as seguintes pastas: Compras, Vendas, Operações Diversas, Pagamentos e Recebimentos, e embora quaque pasta não possa ser apagada (histórico), pode no entanto ser configurada como pasta invisível, podendo as empresas com o seu Contabilísta criara as pasta que entenderem.
SERVIÇOS DE CONTABILIDADE E FISCALIDADE
Apresentação dos documentos da sua empresa à Alfisconta
4 - Que documentos
De uma forma simplista, a empresa têm de entregar todos os documentos que representem cada uma das operações realizadas, devendo por isso entregar todos os meses, os seguintes documentos quando relacionados com a v/ empresa:
5.2.1. Pasta de COMPRAS ( bens e serviços ) Fornecedores
Nesta pasta e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais relativos às compras efetuadas a fornecedores de bens ou serviços, sem qualquer preocupação quanto a sua organização (faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito).
Quando qualquer destes documentos for pago no ato (pago no momento da sua emissão), devem incluir também nesta pasta o documento do pagamento de preferência no mesmo PDF. Para os documentos pagos em numerário, deve o documento estar carimbado com operação por caixa.
5.2. - Que documentos colocar em cada pasta?
5.2.3. Pasta de BANCOS (preferencial)
Nesta pasta, e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais relativos a cada um dos pagamentos/recebimentos efetuados por banco evidenciados nos v/ extratos bancários:
a) Todos e cada um dos pagamentos/recebimentos por banco, que encontram-se na v/ área de cliente do v/ banco (homebanking), sendo somente necessário transferir os mesmos (pdf) para a referida pasta de Bancos.
b) Para os pagamentos por caixa (numerário), deverá existir um recibo, ou documento interno que de forma inquívoca identifique o pagamento em númerário (carimbo no documento com menção "pago por caixa/numerário") e extrato/lista de caixa que identifique cada um dos pagamentos em numerário.
c) Não pode haver documentos de pagamento com valores diferentes dos constantes nos extratos e sem identificar a entidade credora.
5.2.4. Pasta de PAGAMENTOS
Nesta pasta e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais relativos a cada um dos pagamentos por banco cuja a data de pagamento seja posterior à data do documento que esteja a ser pago:
a) Todos e cada um dos pagamentos por banco, encontram-se na v/ área de cliente do v/ banco (homebanking), sendo somente necessário transferir os mesmos (pdf) para a referida pasta de pagamentos.
b) Para os pagamentos por caixa (numerário), deverá existir um recibo, ou documento interno que de forma inquívoca identifique o pagamento em númerário (carimbo no documento com menção "pago por caixa/numerário") e extrato/lista de caixa que identifique cada um dos pagamentos em numerário.
c) Não pode haver documentos de pagamento com valores diferentes dos constantes nos extratos e sem identificar a entidade credora.
Preocupações nos pagamentos:
5.2.5. Pasta de RECEBIMENTOS
Nesta pasta e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais relativos a cada um dos recebimentos por banco ou caixa (numerário) evidenciados nos v/ extratos bancários e de caixa:
a) Todos e cada um dos recebimentos por banco, encontram-se na v/ área de cliente do v/ banco (homebanking), sendo somente necessário transferir os mesmos (pdf) para a referida pasta recebimentos.
b) Para os recebimentos por caixa (numerário), deverá existir um recibo, ou documento interno que de forma inquívoca identifique o recebimento em númerário (carimbo no documento com menção "recebido por caixa/numerário") e extrato/lista de caixa que identifique cada um dos recebimentos em numerário.
c) Não pode haver documentos de recebimento com valores diferentes dos constantes nos extratos e sem identificar a entidade devedora.
Em alternativa ou complementar à pasta de Bancos
5.2.6. Pasta de OPERAÇÕES DIVERSAS
Nesta pasta e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais que não encontrem nas anteriores o seu enquadramento.
5.2.7. Pasta de documentos PARTILHADOS
Nesta pasta e em cada um dos respetivos anos/meses, devem arquivar/depositar todos os documentos digitais que não sendo contabilizáveis e por não existe qualquer diário, possuam importância para o apoio à execução da contabilidade da sua empresa. Exemplos: Extratos bancário, extrato de caixa, contratos, etc.
4.1. - Todas as faturas, faturas-recibo, faturas simplificadas, notas de débito, notas de crédito, recibos para clientes e de fornecedores (efatura, qrcode e tipo de fatura), exceto o referido no 3.4.;
4.2. - Extratos mensais de cada conta bancária da empresa no formato *.pdf e em excel, assim como todos os documentos que representem cada uma das operações bancárias de todo os pagamentos e recebimentos, exceto se a sua empresa adquirir o Banking Automation;
4.3. - Extrato de caixa e/ou quando os documentos descritos no ponto 2.1. pagos por caixa se encontrem carimbados com menção "Operação por caixa ou em numerário", exceto se a sua empresa efetuar compras e pagamentos pelo Portal Financeiro;
4.4. - Escrituras, atas da sociedade e atas de seguros e todos os demais que se perceba estarem relacionados com a v/ empresa.
4.5. - Pagamentos de documentos da empresa pagos por terceiros (terceiros são: sócios, trabalhadores do quadro e outros não pertencentes ao quadro), tem de conter no próprio documento de forma inequívoca a identificação da entidade que efetuou o pagamento, dados que deverão também constar na devolução desses valores, com discriminação de cada uma das verbas que o dito valor abranja.
3.4. - Qualidade do documento digitalizado (Atenção):
3.4.1. - De acordo com o nº 2 do art.º 23.º do DL n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, as operações de digitalização e arquivo eletrónico devem ser executadas com o rigor técnico necessário à obtenção e reprodução de imagens perfeitas, legíveis e inteligíveis dos documentos originais, sem perda de resolução e informação, de forma a garantir a sua consulta e reprodução em papel ou outro suporte eletrónico.
3.4.3. - Não adianta ter o melhor processo de digitalização do mundo, se o documento a digitalizar não possui ele próprio as qualidades exigidas. Neste caso, no momento em que recebe um documento, tem a grande responsabilidade de o devolver de imediato à entidade emitente, exigindo o documento com a qualidade imposta pela Lei:
Informação complementar:
* Respostas às questões mais frequentes (FAQ):
3.4.5. - O documento em suporte de papel, antes de digitalizado, pode acolher carimbos e/ou apontamentos (reduzidos). Esses carimbos e/ou apontamentos (reduzidos) não podem sobrepor-se a qualquer informação da fatura e muito menos sobre o QRCODE ou ATCUD.
3.4.6. - O documento digitalizado, não pode ser:
3.4.6.1. - separado em 2 ou mais páginas, a não ser que o mesmo já tenho sido assim impresso, onde identifica cada uma e a totalidade das páginas desse documento (exemplo: 1/3, 2/3 e 3/3). Caso seja um talão com alguma dimensão, a digitalização só pode terminar com o fim desse documento;
3.4.6.2. - enviesado.
Saiba que, caso opte pelo Portal Comercial da Cloud Privada da alfisconta, e faça no referido portal a gestão das contas correntes (área financeira), gestão de inventário e gestão de gastos/despesas gerais (energia, renda, comunicação, seguros, etc), anexando em cada um dos registos a respetiva fatura ou qualquer outro documento fiscalmente relevante, já não terá de a colocar no Client Connect. Neste caso só terá de colocar no Client Connect todas as operações bancárias.
1 - Quando devo apresentar os documentos da empresa à Alfisconta?
Na Contabilidade Digital, pode entregar qualquer documento à Alfisconta de imediato (assim que o receba ou o emita).
Embora a entrega imediata seja a mais adequada, pode no entanto calendarizar a entrega de 3 em 3 dias ou semanalmente, não sendo aconselhado entregas com intervalos superiores.
Não se aconselha também, deixar para o mês seguinte mais do que 3% da documentação, nem que a sua entrega ultrapasse o dia 7 do mês seguinte ao mês de referência (o mês de referência é o mês da data de emissão dos documentos).
2 - Ao entregar os documentos no formato digital (*.PDF), posso deitar fora os documentos em suporte de papel?
Não!
A destruição dos originais emitidos ou recebidos em papel apenas pode ocorrer após assegurados determinados controlos (saber) e, quando se trate de faturas de aquisição de bens ou serviços, após ter sido exercido o direito à dedução, se for o caso, e efetuado o registo referido no n.º 4 do artigo 44.º do CIVA. Para efeitos fiscais, as reproduções integrais em papel, obtidas a partir dos arquivos em formato eletrónico, têm o valor probatório dos documentos originais.
